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5 dicas para gerir equipas à distância de forma eficiente

Como ser um gestor presente gerindo uma equipa que está à distância? Quais as melhores ferramentas de controlo? [1] Quais as maiores dificuldades? Encontrar respostas para estas questões é mais importante que nunca. No mundo em que vivíamos até há três semanas, quando as empresas disponibilizavam a possibilidade de trabalhar em ‘home office’, havia gostos para tudo. Vamos resumir em três personagens:

1- Aquele super disciplinado/a e focado/a que queria ficar em casa os cinco dias da semana, porque só assim, sem o colega a “chatear”, se conseguia concentrar e apresentar resultados;

2- O que  ficava em casa um dia ou dois de vez em quando, para desenvolver um projeto específico em que precisava de estar sozinho/a com as suas ideias para terminar o projeto, e finalmente;

3- Aquele que,” trabalhar em casa,  nem pensar!”, porque o seu foco, criatividade e inspiração está no contacto com pessoas, no trabalho em grupo! O que atualmente não é de todo uma OPÇÃO!

Estamos a viver um tempo novo, diferente, desconhecido que nos exige uma mudança de comportamentos, atitudes e também de local de trabalho. Agora não há opção de escolha como havia há três semanas. Agora somos obrigados a trabalhar em casa, uns sozinhos, outros com os companheiros e outros ainda com os companheiros e os filhos. Como gerir isto tudo e ainda uma equipa à distância?

Para quem nunca viveu esta realidade, a adaptação não é fácil quando se tem de gerir uma equipa com perfis tão heterogéneos, como os exemplos acima descritos, por isso aqui ficam cinco dicas para gerir equipas à distância de forma eficiente:

 1 – Estruturar e planear

Planear é a chave principal para uma gestão de sucesso. É fundamental fazer uma check list com todas as atividades, responsáveis, deadlines (considerando os imprevistos) e um plano de ação para lidar com cada situação.

2 – Definir processos e objetivos de forma clara

Definir tarefas, processos e objetivos de forma clara para que todos os colaboradores entendam faz toda a diferença para alcançar um resultado de qualidade.

3 – Ajudar os colaboradores a estabelecer uma rotina

Trabalhar em ‘home office mode’ permite mais liberdade e flexibilidade para executar as suas tarefas. No entanto esta autonomia, principalmente para quem não está habituado, pode ser uma armadilha e colocar a produtividade em risco. Apoie as suas equipas a estabelecerem uma rotina de trabalho focada nos resultados.

4 – Promover reuniões individuais e coletivas frequentes

Estas reuniões deverão ter como objetivo “fazer um PDS – ponto de situação”, ou seja, acompanhar a evolução das tarefas e dos projetos e alinhar ou ajustar o que for necessário.

As reuniões de equipa por videoconferência poderão ter outro objetivo como: promover o diálogo; promover a integração entre os colaboradores; conhecer as dificuldades dos colaboradores que trabalham à distância; partilhar boas praticas de trabalho à distância,etc.

5 – Usar ferramentas digitais de gestão de tempo e tarefas

Com o uso da tecnologia consegue facilmente gerir as equipas e as tarefas dos colaboradores que estão em ‘home office’.

Algumas ferramentas que pode usar são:

We Transfer – para enviar ficheiros muito pesados;

Google Drive – para criar e partilhar documentos de texto, apresentações, relatórios, vídeos, etc;

Evernote – permite, de forma colaborativa, criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões, etc.

Whereby – como uma alternativa para o Skype, permite fazer videoconferências até oito participantes.

Neste momento estamos todos a pensar: “que bom que era se fossemos todos a personagem nº1 e não houve nº3 na minha equipa”. Mas felizmente não é assim e o desafio está aí, em encontrar uma forma de gerir equipas à distância e continuar a aproveitar as singularidades de cada um. Temos várias ferramentas à nossa disposição e este é um momento de descoberta e de novas experiências o que significa que esta fase nos vai certamente acrescentar valor na forma de trabalhar e gerir.

Artigo publicado em parceria com o blog RH Bizz [2].